一、來信人應遵守中華人民共和國憲法、法律、法規和社會公德，如實反映情況，不得捏造、歪曲事實，誹謗、誣告、陷害和謾罵他人。
二、對已經或者依法應當通過訴訟、仲裁、行政復議等法定途徑解決的信訪事項，不予受理。
三、來信人必須留下真實姓名與聯系方式，以便對來信事項調查核實。經辦人員對選擇為不公開信件的來信人的姓名和聯系方式會予以嚴格保密。信件遵循“網來網去”的原則，不接受紙質信件，不接待來人來訪。
四、來信內容應簡明扼要，說清事實，原則上一信只反映一個問題。信件標題要點明主要問題，符合一般文書規范。
五、來信人提交信件后，可在“市長信箱”頁面的“我的信件”欄了解信件辦理情況。
六、來信人在得到處理結果反饋后，再次就同一問題進行反映，需寫明前一封信件的提交時間、標題及主要內容等，以便查找。
七、以下信件將被視為無效，不再進入處理程序：
（一）需要展開具體調查和處理，但來信人姓名、聯系方法填寫不完整或不真實的信件；
（二）內容不完整，表述事項不清楚，導致無法回答或難以開展調查的信件；
（三）同一來信人在規定辦理時效內多次提交的內容相同或相近的信件和一稿多投的信件；
（四）超越“市長信箱”受理范圍，或已進入司法程序（法院受理或已判決等）的事項，將不予受理。
（五）不屬于沅江市人民政府職權范圍內，或無法通過本欄目處理程序進行處理的問題。
（六）屬于產品推銷、社會中介服務需求等市場行為方面的；屬于邀請函、通知函等公文交流方面的；屬于內部行政管理方面應按正常渠道逐級匯報的；
（七）已通過網絡明確答復的；
（八）轉載網上論壇的有關內容。
（九）緊急事項。